Mejora la productividad de tu empresa con la filosofía Kaizen #infografía

En Posicionamiento Web Salamanca queremos hablarte sobre cómo mejorar la productividad de tu empresa con la filosofía Kaizen, este método japones te da herramientas para atacar, iniciar proyectos específicos o hacer actividades de una forma mucho más organizada. Kaizen, es una palabra japonesa, definida por algunos como “mejoramiento continúo”, por otros como “buen cambio”, otros separan dos términos: kai:”cambio”, zen: “sabiduría”. Se trata de ser constante, continúo y de mejorar ante cualquier cosa que hagamos (en casa o en lo social) y cualquier trabajo.

Una forma de pensar y de organizarse

Ya dijimos que se trata de una mejorar continua y constante, que cada aspecto de la organización debería enfocarse en hacerlo siempre mejor. Esta filosofía nace luego que varios negocios japoneses, después de la Segunda Guerra Mundial, se unieran a la idea de que hacer las cosas como siempre se han hecho era una mala idea, especialmente si había mejores opciones para ser mucho más competitivos, esto estuvo ampliamente influenciado por la filosofía de negocios norteamericanos de esa época.

La intención era que los esfuerzos se enfocaran en mejorar inteligentemente las prácticas del negocio y los métodos de manufactura, pero con un continuo respeto del producto y de las personas involucradas en el proceso.

Gemba Kaizen

En japones “Gemba” es simplemente un lugar, si lo adaptamos a esta filosofía, sería el lugar de trabajo, de acuerdo, al Kaizen Institute, una organización que ha abrazado este concepto está constantemente esforzándose para mejorar sus procesos, promover la disciplina y una estandarización, además cree que los procesos para solucionar los problemas tienen más valor que las soluciones en sí mismas.

Hay tres procedimientos básicos de Gemba Kaizen, los cuales son:

1. Housekeepinig: se trata de la autodisciplina, tener uno bueno en el gemba ayuda a reducir las fallas en 50%, y sobre esta cifra la estandarización reduce las fallas en un 50%. Está compuesto por las “5 S o 5 porqués” de las que hablaremos más adelante.
2. Eliminación del Muda o Desperdicio: muda es despilfarro, lo que no agrega valor es muda, al eliminarla se mejora la productividad y reducen los costes operacionales. Esta parte es muy importante.
3. Estandarización: mantener los estándares permite asegurar la calidad de los procesos y prevenir errores.

Kaizen no se trata de un cambio por hacerlo, es una forma deliberada de mejora constante, y cambios.

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La regla del minuto

Consiste en hacer la misma tarea en un minuto, todos los días a la misma hora se ve como una manera de eliminar la pereza, ya que todos ven un minuto como poco tiempo, como algo sencillo de alcanzar, que no quita demasiada energía. Podrás ejecutar tareas de manera mucho más sencilla, con motivación y menos desgaste. Y a la larga podrás ir aumentando el tiempo, por ejemplo, primero 5 minutos, y así sucesivamente hasta llegar a media hora, o a la meta que te propongas. Es una filosofía de vida que puedes aplicar a la vida personal y también gerencial, se trata de buscar ser cada vez más productivo.

Cómo mejora la productividad de tu empresa con la filosofía Kaizen y aplicarla

Kaizen es muy sencillo de aplicar, porque se trata de una filosofía mental, en vez de una metodología como tal, no tienes que gastar dinero o planificar cosas; lo principal es cambiar la forma en la que te acercas a tu trabajo, trabajar de manera personal es más importante que de forma corporativa.

Esta filosofía está muy relacionada con el sistema de producción Toyota (compañía japonesa), ya que este es uno de sus principios básicos. Una historia famosa sobre esto es que cualquier trabajador de Toyota puede parar la producción en cualquier momento para indicar cualquier problema, corregir un error, o sugerir a los gerentes una mejor manera de hacer las cosas, que reduciría las pérdidas o mejoraría la eficiencia. ¿Cómo se explica esto? Sencillo, la idea es hacer un mejor trabajo, no más trabajo porque sí, es decir, trabajar inteligentemente.

En las empresas se puede aplicar el ciclo de actividad de kaizen, conocido como PDCA, (planifica-haz-revisa-actúa), lo primero es tener un plan, “planificar” se refiere a que se tienen que establecer los objetivos y procesos necesarios para tener los resultados de acuerdo a lo esperado; lo segundo que hacer es implementar el plan, ejecutar el proceso; luego revisar los resultados y de ahí actuar para seguir adelante.

Las 5 “S” del kaizen

1. Seiri (separar): se trata de clasificar las cosas en dos categorías, necesario e innecesario, y eliminar el último, mantenerse solo con lo que necesitamos, esto reduce la posibilidad de distraerse con lo que no es necesario y previene la acumulación.
2. Seiton (ordenar o poner en orden): arreglar todos los elementos necesarios para que puedas seleccionar fácilmente los que quieras usar. Previene la pérdida de tiempo, al minimizar el tiempo de búsqueda de lo que necesitamos.
3. Seiso (limpiar): se refiere a limpiar el área de trabaja completamente, esta acción se usa como una inspección. Previene que las máquinas y los equipos se deterioren, además mantiene el área de trabajo segura y hace más fáciles las labores, y más placenteras.
4. Seiketsu (estandarizar o sistematizar): estandarizar las mejores prácticas en el área de trabajo es muy importante, mantener altos estándares en la organización todo el tiempo. Es necesario mantener todo en orden y en el lugar correcto. Todo proceso tiene sus estándares.
5. Shitsuke (autodisciplina): o hacer sin que te digan, se trata de hacer auditorías permanentes, de un entrenamiento y disciplina constante. Practicar todos los puntos anteriores requiere de autodisciplina.

Ya sabes como mejora la productividad de tu empresa con la filosofía Kaizen, uno de los beneficios inmediatos de aplicarla es que se logra un sentido de pertenencia y de autoridad sobre tu trabajo: lo idea sería que todos sintieran compromiso y pasión por lo que hacen, y hacer lo que sea necesario para que el producto final sea tan bueno como se pueda, sin importar en qué industria trabaje.

También es importante recordar, como ya mencionamos, que parte de esta filosofía es no perder el tiempo, pero no se trata de no usarlo en el trabajo, sino de aprovecharlo bien, un ejemplo que ha calado mucho es que hay reuniones que causan pérdidas de tiempo, por no ser estrictamente necesarias, también escribir reportes de avance (que nadie lee), no siempre estas dos cosas son innecesarias, pero debes encontrar una manera de automatizarlas. Leer los correos puede tomar mucho tiempo, quizás tener una herramienta que te ayude a organizarlos te ahorrará minutos.